Deskripsi Pekerjaan :
- Melakukan koordinasi terkait adanya agenda rapat Direksi yang tidak jadi terlaksana dan mengatur pelaksanaan agenda Rapat Direksi yang bersifat urgent sesuai arahan Direksi dan sebelumnya belum teragendakan;
- Memeriksa arahan Direksi, TL hasil rapat dan lainnya untuk dimasukan dalam jadwal Direksi;
- Melakukan koordinasi terkait penjadwalan Direksi baik internal maupun eksternal;
- Melakukan koordinasi langsung dengan pihak internal maupun eksternal terkait kebutuhan data yang urgent;
- Menyiapkan data yang dibutuhkan dari kesekretariatan Direksi terkait adanya permintaan data baik dari internal maupun eksternal;
- Melakukan sirkulasi paraf/tanda tangan kepada Penanggung Jawab rapat (bila ada) dan Direksi;
- Melakukan koordinasi dengan penyelenggara rapat terkait kesesuaian draft Laporan Rapat Direksi;
- Melakukan koordinasi terkait pelaksanaan rapat Direksi sesuai jadwal;
- Membantu memastikan tindak lanjut hasil rapat Direksi kepada peserta rapat;
- Melakukan pendataan terhadap laporan rapat selain rapat Direksi dari tiap Direktorat baik rapat internal maupun eksternal;
- Melakukan distribusi Laporan Rapat Direksi.
Ketentuan Khusus:
- Pendidikan minimal D3/S1 dengan pengalaman kerja sebagai Sekretaris minimal 2 tahun;
- Pernah mengkuti pelatihan/seminar terkait kesekretariatan;
- Memiliki keterampilan Ms. Office, TI/ aplikasi berbasis IT;
- Memiliki pengetahuan dan keterampilan tentang kesekretariatan, surat menyurat, seluk beluk tentang organisasi/instansi dan tata kearsipan atau sistem kearsiapan;
- Tekun, teliti, rapih, cermat dan sabar dalam menyelesaikan pekerjaan;
- Cekatan, cerdas dan kreatif dalam menjalankan pekerjaan;
- Disiplin, tanggung jawab dan professional;
- Loyalitas, ramah dan sopan dalam melakukan koordinasi baik internal maupun eksternal.
